Kurzfassung
Das St. Anne Institute betreut als gemeinnützige Organisation Kinder, Jugendliche und Familien in Notlagen oder Krisensituation. Bei seiner Arbeit ist es auf PCs oder andere Geräte angewiesen. Wurden neue Geräte angeschafft, waren das Budget und die Bedürfnisse der IT ausschlaggebend für die Kaufentscheidung. Das IT-Team erkannte jedoch die Vorteile von Geräten mit Intel vPro® hinsichtlich Stabilität, Leistung und Sicherheit und hat nun vor, alle PCs, Laptops und Tablets durch Geräte zu ersetzen, die auf Intel vPro® basieren.
Einleitung
Eine kleine gemeinnützige Organisation mit großen Zielen steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen – zum Beispiel der Frage, wie sie ihr beschränktes Budget strategisch nutzen kann. Im Rahmen des Budgets zu bleiben und jeden Dollar sinnvoll auszugeben ist viel einfacher, wenn man sich die Kraft der Technik zunutze macht. Die richtige Technik kann gemeinnützige Organisationen dabei unterstützen, produktiver und effizienter zu werden, und dadurch ihre Klient:innen besser zu betreuen und gleichzeitig ihre Ausgaben zu senken.
Das St. Anne Institute (SAI) wurde 1887 von vier Nonnen des Ordens der Schwestern vom Guten Hirten mit dem Ziel gegründet, gefährdeten und obdachlosen Frauen zu helfen. Heute betreut die gemeinnützige Organisation mehr als 800 Kinder und Familien pro Jahr in über 40 Countys im gesamten US-Bundesstaat New York. Die Belegschaft des SAI umfasst Sozialarbeiter:innen, Therapeut:innen, Berater:innen, Pfleger:innen sowie Verwaltungs- und Lehrkräfte. Sie arbeiten vor Ort an den fünf Standorten des SAI und im Außendienst, wenn sie Klient:innen in ihrem Zuhause bzw. in ihren Schulen besuchen oder Streetwork mit Jugendlichen machen.
„Im Laufe der Jahrzehnte hat das St. Anne Institute Zehntausenden Menschen in psychischen Krisen geholfen“, so Chief Development Officer Sandra Tarkleson. Die Mission des SAI besteht zwar immer noch darin, seine Klient:innen liebevoll zu behandeln, zu betreuen und zu beschützen, aber die Programme der Organisation haben sich weiterentwickelt, um die zunehmend komplexen Bedürfnisse der Klient:innen zu erfüllen. Ihre Technik hat sich ebenfalls weiterentwickelt.
Die Herausforderung: Das Meiste aus einembeschränkten Budget herausholen
„Technik spielt für beinahe alle Mitarbeiter:innen des SAI eine entscheidende Rolle bei der Erfüllung ihrer Aufgaben“, berichtet IT-Leiter Tim O’Neill. Als gemeinnützige Organisation wird das SAI jedoch mit einer Kombination aus nationalen, bundesstaatlichen und privaten Mitteln finanziert, die schwanken können. Aus diesem Grund kann sich das SAI nicht den Luxus leisten, all seine PCs auf einmal zu ersetzen. Stattdessen schafft die IT-Abteilung der Organisation nach Maßgabe ihres Budgets an, was ihr möglich ist, wann es ihr möglich ist.
Die technischen Entscheidungen des SAI richten sich in der Regel nach den Bedürfnissen und dem Budget. In letzter Zeit ist die Organisation jedoch im Hinblick auf Sicherheit proaktiver geworden, findet O’Neill. Die IT-Abteilung verlagert elektronische Gesundheitsakten (eGAs) in die Cloud; sensible Klientendaten sind aber immer noch lokal gespeichert. Noch komplexer wird die IT-Sicherheit dadurch, dass das SAI nicht bloß einen, sondern zumindest fünf Compliance-Standards erfüllen muss. Das macht Sicherheit zu einer Priorität. Wie der stellvertretende IT-Leiter Tim Roberts erklärt: „[Unsere PCs] müssen sowohl tatsächlichen Angriffen als auch Prüfungen wie Audits oder Penetrationstests standhalten können.“
Die Lösung: PCs mit Intel vPro®
Als 2020 die Corona-Pandemie ausbrach, passte sich das SAI schnell an, um weiterhin seine Mission erfüllen zu können. Die Mitarbeiter:innen begannen, remote zu arbeiten. Sie boten den Klient:innen telemedizinische Betreuung an und hielten Besprechungen per Zoom* oder Microsoft Teams* ab. Die ITAbteilung hatte bereits damit begonnen, Tablets anzuschaffen, als aber die Pandemie kein Ende nahm, „kauften wir mehr Tablets, damit die Leute von zu Hause arbeiten und die Klient:innen remote sehen könnten“ erzählt O’Neill. Tablets helfen auch dabei, Kosten einzusparen, wodurch das SAI sein IT-Budget optimal nutzen kann.
Das IT-Team des SAI hat ursprünglich nicht nach PCs mit Intel vPro® gesucht; stattdessen konzentrierte es sich einfach darauf, die kostengünstigsten Geräte zu finden. „Die meisten Leute hier nutzen keine rechenintensiven Anwendungen, also haben wir in der Vergangenheit nicht allzu sehr auf den Prozessor geachtet“, erklärt O’Neill. „Wenn wir zufällig PCs mit Intel vPro® bekamen, war das ein Pluspunkt.“ Das SAI erkannte jedoch schnell, dass Intel vPro® mehr Leistung, Stabilität, Verwaltbarkeit und Sicherheit als ihre anderen PCs bot, wodurch es sich letztlich bezahlt machte.
Heute sind die Geräte des SAI eine Mischung aus Desktop-PCs, Laptops und Tablets – sowohl mit als auch ohne Intel vPro®. Die neueren Geräte sind in erster Linie Tablets – meist auf der Intel vPro® Plattform. Diese sind für die Mitarbeiter:innen an den vier Niederlassungen des SAI eine besondere Hilfe, da der Großteil ihrer Arbeit darin besteht, Klient:innen an öffentlichen Schulen zu besuchen.
Obwohl die meisten Mitarbeiter:innen im Büro immer noch Desktop-PCs haben, setzt das SAI verstärkt auf Laptops oder Tablets mit Docking-Station, die innerhalb und außerhalb des Büros genutzt werden können. „Nachdem sich zeigte, dass Tablets von der Belegschaft bis zur Führungsebene zu spürbaren Leistungs- und Produktivitätssteigerungen führten“, erzählt Roberts, „begannen wir damit, Desktop-PCs auszutauschen und durch Tablets und Docking-Stations mit Intel vPro® zu ersetzen.“
„Wenn man eine durchgängig hochwertigere Plattform wie Intel vPro® nutzt, die langlebiger ist als andere Plattformen, dann bekommt man‚mehr für sein Geld‘. Die zusätzlichen Anschaffungskosten machen sich bezahlt, denn die Geräte halten länger, bieten eine höhere Leistung und sind sicherer. Davon profitieren die Mitarbeitenden ebenso wie die Klient:innen.” - Tim Roberts, St. Anne Institute, Assistant IT Director
Ergebnisse: Intel vPro® bietet einem „mehr für sein Geld“
Das SAI muss eine Reihe komplexer gesetzlicher Vorschriften wie HIPAA, SOX, FERPA, HITECH, PCI und New York SHIELD erfüllen.1 Dass die Belegschaft über verschiedene Standorte verstreut ist, von zu Hause oder remote bei den Klient:innen arbeitet, macht den Datenschutz nur noch komplizierter. Die integrierten Sicherheitsfunktionen von Intel vPro® schützen die PCs und Daten des SAI. Hardwaregestützte Schutzmaßnahmen helfen dabei, verschiedenste Arten von Cyberangriffen zu erkennen und abzuwehren, wodurch sich das IT-Team und die Nutzer:innen keine Sorgen machen müssen.
Intel vPro® bietet den Endnutzer:innen von der Belegschaft bis zur Führung mehr Leistung und Produktivität, wodurch diese die Klient:innen besser betreuen können als mit anderen Geräten. Das SAI hat herausgefunden, dass Geräte mit Intel vPro® wesentlich langlebiger sind als jene mit Standard- Prozessoren. So berichtet Roberts zum Beispiel vom Rechner im Kunstraum des Wohnheims, einem mindestens acht Jahre alten PC von Dell* mit Intel vPro®, der immer noch gute Dienste leistet, obwohl darauf anspruchsvollere Programme laufen als auf den meisten PCs des SAI.
Die mobilen Geräte des SAI müssen rauen Bedingungen widerstehen können und auf Geräte mit Intel vPro® ist auch in dieser Hinsicht Verlass. Tablets und Laptops können fallengelassen werden oder im Auto bei Temperaturen bis zu-45 °C im Winter und mehr als +35 °C im Sommer vergessen werden. „Selbst wenn sie im Außendienst rauen Umweltbedingungen ausgesetzt sind“, erklärt Roberts, „sind auf Intel vPro® basierende Systeme wesentlich langlebiger.“
Für die Zukunft plant das SAI, seine ältere Hardware gegen auf Intel vPro® basierende Systeme auszutauschen. Laut Roberts ist zudem geplant, Verwaltung und Zugriff per Intel vPro® einzurichten. Dazu wird der Intel® Endpoint Management Assistant (Intel® EMA) genutzt, der eine lokale oder auf Azure* basierende zentrale Verwaltung und den Zugriff auf Remote-Geräte ermöglicht. Dank der cloudbasierten Funktionalität von Intel® EMA kann das Team des SAI Geräte mit Intel vPro® Enterprise remote starten und auf sie zugreifen, egal ob sie sich innerhalb und außerhalb der Firewall befinden. Die IT kann Geräte diagnostizieren, reparieren, patchen oder updaten, ohne dass die Mitarbeiter:innen bei der Arbeit gestört werden oder ins Büro kommen müssen. Da die Mitarbeiter:innen des SAI mit den Klient:innen oft in deren Zuhause oder im Klassenzimmer arbeiten, ist diese Fähigkeit entscheidend dafür, die Leistung und Sicherheit ihrer PCs aufrechtzuerhalten.
Geräte mit Intel vPro® machen sich wirklich bezahlt und so kann das beschränkte Budget des SAI dafür genutzt werden, die Mission der Organisation zu erfüllen, anstatt PCs zu ersetzen oder zu reparieren. „Die zusätzliche Stabilität der Intel vPro® Plattform sowie deren Sicherheit helfen sowohl den Mitarbeiter:innen als auch den Klient:innen“,findet Roberts. „Diese Geräte sind langlebig.“